Digital Dogmes privatlivspolitik

Gældende fra den 01.06.2021

1. Indledning og dataansvar

Digital Dogme indsamler og behandler personoplysninger på hjemmesiden og vores system for håndtering af oplysninger om vores medlemmer og kunder, kontaktpersoner m.fl. Personoplysninger er enhver art af oplysning om mennesker, som kan identificeres direkte eller indirekte. Det kan f.eks. være oplysninger om navn, stilling, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, mv.

Dataansvarlig er foreningen Digital Dogme, Rued Langgaards Vej 8, c/o Netcompany, 2300 København, CVR-nr. 40984909

Indsamling og behandling af personoplysninger foretages altid i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler herom, og vi behandler alene personoplysninger, hvis vi har et juridisk tilstrækkeligt grundlag herfor. Vi er opmærksomme på, at vi alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet. Vi gennemgår jævnligt vores registrerede personoplysninger, og sletter oplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Vi registrerer ikke følsomme oplysninger som eksempelvis oplysninger om helbred eller religiøse eller politisk overbevisning eller lign. Vi registrerer heller ikke oplysninger om børn.

Denne meddelelse er en del af vores dokumentation for, at vi overholder den gældende persondatalovgivning.

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af personoplysninger, er du meget velkommen til at kontakte os.

2. Vores behandlingsaktiviteter

Vi registrerer og bruger forskellige typer personoplysninger afhængigt af, hvilke ydelser eller produkter du har bestilt eller er interesseret i.

Du kan læse mere om, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor.

Vi registrerer og bruger også oplysningerne i forbindelse med andre aktiviteter i relation til bestemte ydelser og produkter, herunder service til dig, rådgivning af dig eller administration af relationen mellem dig og os.

Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig, f.eks. når du kommunikerer med os via e-mails eller andre elektroniske medier.

Vi benytter os ikke af profilering og automatiserede beslutninger.

Medlemmer Kunder Partnere Co-lab Events Kurser Markedsføring Tracking og statistik

Formål

Medlemssystemet bruges til medlemsservice og foreningens drift, herunder styring og udvikling af forretningen og dens ydelser.

Registreret

Kontaktperson i medlemsvirksomheden.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, telefonnummer, e-mail, stillingsbetegnelse og virksomheden på kontaktpersonen.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af medlemmets samtykke.
Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde den gældende aftale med medlemsvirksomheden.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet ud fra udgangen af kalenderåret for det seneste medlemskab, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring.
Kontaktpersoner slettes hurtigst muligt, efter vi er blevet bekendt med, at de ikke længere er ansat hos medlemsvirksomheden.

Modtagere

Vi videregiver personoplysninger til vores co-labs og eksterne konsulenter, hvor det er relevant.

Formål

Formålet er at varetage samarbejdet med vores kunder (herunder oprette kunder, levere rådgivning, fakturere), administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer og foretage statistisk behandling.

Registreret

Kunden og kundens eventuelle ejere samt eventuelle kontaktpersoner hos kunden.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, telefonnummer, e-mail, stillingsbetegnelse og virksomhedsnavn på kunden.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af kundens samtykke. Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde aftalen med kunden.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet ud fra udgangen af kalenderåret for det seneste samarbejde, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring.
Kontaktpersoner slettes hurtigt muligt, efter vi er blevet bekendt med, at de ikke længere er ansat hos kunden.

Modtagere

Vi videregiver personoplysninger til vores Learning Academy og eksterne konsulenter, hvor det er relevant.

Formål

Formålet er at varetage samarbejdet med vores partnere (herunder oprette partnere, levere rådgivning, fakturere), administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer og foretage statistisk behandling.

Registreret

Partneren og partnerens eventuelle ejere samt eventuelle kontaktpersoner hos partneren.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, telefonnummer, e-mail, stillingsbetegnelse og virksomhedsnavn på partneren.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af partnerens samtykke.
Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde aftale med partneren.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet ud fra udgangen af kalenderåret for det seneste samarbejde, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring.
Kontaktpersoner slettes hurtigst muligt, efter vi er blevet bekendt med, at de ikke længere er ansat hos partneren.

Modtagere

Vi videregiver personoplysninger til Learning Academy og professionelle konsulenter. Vi videregiver ikke oplysninger til tredjeparter, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Formål

Formålet er at kunne administrere og varetage driften af vores co-labs, herunder deltagere, udsende invitationer og afvikle co-lab møder.

Endvidere er formålet at styrke samarbejdet og dialogen i vores co-labs.

Registreret

Medlemmer.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, organisation, telefonnummer og e-mailadresse.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af medlemmets samtykke. Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde den gældende aftale med medlemsvirksomheden.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet ud fra medlemsvirksomhedens udmeldelse af netværket, medmindre særlige forhold betinger en kortere eller længere tids opbevaring.

Modtagere

Vi videregiver alene personoplysninger til de øvrige deltagere i vores co-labs.

Vi videregiver ikke oplysninger til tredjeparter, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Fysiske og digitale events

Formål

Formålet er administration af tilmeldinger, afholdelse af events samt at kunne holde kontakten med deltagerne før, under og efter eventene.
Vi er en forening, som ønsker at brande os selv, vores medlemmer og de events, vi afholder. Deltagerne i vores events bør være opmærksomme på, at der i nogle tilfælde kan tages situationsbilleder fra eventen, og at vi kan lægge dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Du kan oplyse os ved starten af vores event, hvis du foretrækker at undgå at være med på eventuelle situationsbilleder, der måtte blive taget.

Registreret

Deltageren.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, stilling, organisation, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af deltagerens samtykke.

Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde en aftale med deltageren.

Endvidere er behandlingen nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne markedsføre, gennemføre events, efterfølgende evaluere dem, og i øvrigt at målrette det materiale vi udsender.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet fra afholdelsesdatoen. Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at eventen er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i events med henblik på at forbedre indholdet af eventen, hvis vi senere udbyder samme event igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring.

Er du ansat hos et af vores medlemmer, og du er tilmeldt en event, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe vi har et medlemsforhold med vores medlem.

For så vidt angår betalingsevents, opbevarer vi fakturadata i regnskabsåret plus 5 år i overensstemmelse med danske regnskabsregler, herunder bogføringsloven.

Modtagere

Vi videre personoplysninger til eventuelle samarbejdspartnere og/eller indlægsholdere. Herudover videregiver vi personoplysninger til de øvrige deltagere i eventen.
Vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Kurser

Formål

Formålet er administration af tilmeldinger, afholdelse af kurser samt at kunne holde kontakten med deltagerne før, under og efter kurserne.
Vi er en forening, som ønsker at brande os selv, vores medlemmer og de events, vi afholder. Deltagerne i vores kurser bør være opmærksomme på, at der i nogle tilfælde kan tages situationsbilleder fra kurset, og at vi kan lægge dem på vores hjemmeside og/eller sociale medier. Du kan oplyse os ved begyndelsen af kurset, hvis du foretrækker at undgå at være med på eventuelle situationsbilleder, der måtte blive taget.

Registreret

Deltageren.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, stilling, organisation, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af personoplysninger sker på grundlag af deltagerens samtykke.

Behandlingen af personoplysninger er endvidere nødvendig for at kunne opfylde en aftale med deltageren.

Endvidere er behandlingen nødvendig for at vi kan forfølge en legitim interesse i at kunne markedsføre, gennemføre kurser, efterfølgende evaluere dem, og i øvrigt at målrette det materiale vi udsender.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet fra afholdelsesdatoen. Vi opbevarer som udgangspunkt tilmeldingslister i 12 måneder fra, at kurset er afholdt. Dette gør vi for at kunne evaluere på, hvem der deltager i kurset med henblik på at forbedre indholdet af kurserne, hvis vi senere udbyder samme kursus igen. Vi anvender derfor ikke deltagernes oplysninger til eksempelvis at invitere dem igen eller generel markedsføring.

Er du ansat hos et af vores medlemmer, og du er tilmeldt et kursus, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe vi har et medlemsforhold med vores medlem.

For så vidt angår betalingskurser, opbevarer vi fakturadata i regnskabsåret plus 5 år i overensstemmelse med danske regnskabsregler, herunder bogføringsloven.

Modtagere

Vi videre personoplysninger til eventuelle samarbejdspartnere og/eller indlægsholdere. Herudover videregiver vi personoplysninger til de øvrige deltagere til kurset.
Vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Formål

Formålet er markedsføringsmæssige tiltag, herunder at kunne målrette vores kommunikation til relationer.

Registreret

Relationen.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, stilling, organisation, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.

Behandlingsgrundlag

Behandlingen af oplysninger som led i leveringen af vores nyhedsbreve sker på grundlag af samtykke. Du kan altid tilbagekalde dit samtykke pr. mail eller ved afmeldingslinket i nyhedsbrevene.

Hvis du afmelder dig nyhedsbrevene fra os vil vi omgående ophøre med at sende dig nyhedsbreve, og dine personoplysninger vil blive slettet senest inden for 30 kalenderdage.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år, regnet fra vores seneste dialog med relationen.

Såfremt de registrerede har tilmeldt sig vores nyhedsbrev, behandler vi oplysningerne, indtil samtykket trækkes tilbage.

Modtagere

Vi videregiver ikke personoplysninger, men vi benytter databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.

Formål

Formålet er at udføre statistik, så det er muligt at målrette indhold og optimere Digital Dogmes digitale ydelser (se Cookiepolitik).

Registreret

Besøgende på hjemmesiden, medlemmer, kunder og samarbejdspartnere.

3. Behandlingsgrundlag

Grundlaget for vores behandlingen er dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og b. Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage. Vi sikrer, at det er lige så nemt at trække et samtykke tilbage, som det er at give samtykke, og vi opbevarer dokumentation for at kunne bevise, at du har givet samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger.

Hvis vi skal levere en service eller anden ydelse til dig i medfør af aftale mellem os, er grundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

For så vidt angår vores markedsføringsaktiviteter er grundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om vores interesse i at markedsføre os, herunder vores interesse i at målrette materialer, som vi udsender (legitim interesse).

4. Opbevaring og sletteprocedurer

Lovgivningen indeholder ikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes, hvorfor vi afgør dette som dataansvarlig i hver enkelt situation. Ved vurderingen heraf lægger vi især vægt på, om fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål.

5. Behandlingssikkerhed

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt, og opretholder tilstrækkelige fysiske rammer samt IT-tekniske og administrative begrænsninger af adgangen til dine oplysninger til sikring mod uautoriseret adgang til personoplysninger, som er undergivet vores ansvar.

Vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Vi udvikler løbende vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at beskytte behandlingssikkerheden.

Det er kun personer, som har behov for at behandle personoplysningerne, der har adgang til dem.

Vi kræver det samme af samarbejdspartnere, som vi kræver af os.

Vores medarbejdere er instrueret i, hvordan de skal eller må behandle personoplysninger, og der er vedtaget interne retningslinjer for, hvad de skal gøre i tilfælde af brud på persondatasikkerheden. Skulle vi – f.eks. som følge af cyberangreb eller lign. – rammes af sikkerhedsbrud, vil vi underrette dig så hurtigt som muligt, hvis sikkerhedsbruddet indebærer en høj risiko for dig.

6. Brug af databehandlere

Ud over at vi har adgang til dine personoplysninger, har vi ligeledes givet adgang til en række databehandlere til at håndtere og behandle personoplysninger som led i vores almindelige drift. Vi bruger f.eks. databehandlere i forbindelse med backup, hosting og andre drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver. Det er alene med henblik på at databehandlerne kan levere IT-ydelser eller support til os, at denne har adgang til dine personoplysninger. Adgang sker alene inden for de rammer, vi har opstillet i vores egenskab af dataansvarlig. Databehandlere må ikke anvende personoplysninger til egne markedsførings- eller andre formål. Databehandlernes opbevaring af personoplysningerne er underlagt databehandleraftaler med samtlige databehandlere. Disse indeholder bl.a. krav om et passende sikkerhedsniveau.

7. Overførsel til tredjelande

De oplysninger vi indsamler vil fortrinsvist, og så vidt muligt, blive behandlet og opbevaret i Danmark, EU og det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS).

Vi anvender på tidspunktet for ikrafttræden af denne seneste version af privatlivspolitikken en databehandler i USA. Databehandleren håndterer Customer Relations Management (CRM) for os. Vi har indgået skriftlige aftale med databehandleren i USA, som har forpligtet sig til tilstrækkelige foranstaltninger for at sikre, at databehandling sker i overensstemmelse med de regler, der gælder i EU.

8. Dine rettigheder, herunder til at kræve indsigt, berigtigelse og sletning

Du har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvorfor vi behandler dem, hvor vi har oplysningerne fra, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvem vi eventuelt måtte videregive dem til. En anmodning om indsigt kan du rette til os når som helst, og den behøver ikke at være begrundet.

Du har ret til at kræve berigtiget eventuelle forkerte, ufuldstændige eller irrelevante personoplysninger, som vi måtte have under vores behandling.

Du har ret få slettet dine oplysninger om dig hos os, hvis vi kun behandler oplysningerne med dit samtykke som grundlag, eller hvis personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller hvis der gøres indsigelse fra din side mod en bestemt, i øvrigt lovlig behandling af personoplysningerne. Du kan altid modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for markedsføring.

Dine rettigheder i forbindelse med sletning er ikke til hinder for, at vi må anonymisere visse oplysninger, og behandles og opbevare dem længere i en anonymiseret form (statistiske data).

Vi kan i forbindelse med din udøvelse af dine rettigheder stille krav om relevant legitimation, så vi er sikre på din identitet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder (www.datatilsynet.dk).

9. Klagemulighed

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, opfordrer vi dig til at sende os din klage på e-mailadressen kontakt@digitaldogme.dk.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

10. Opdatering af privatlivspolitikken

Vi tilstræber altid at sikre størst mulig gennemsigtighed i forhold til indsamling og anvendelse af personoplysninger. Vi vil derfor løbende
opdatere denne Databeskyttelsesmeddelelse. Opdateringer af den praksis, vi følger som led i vores behandling af personoplysninger i henhold til denne Databeskyttelsesmeddelelse, gælder straks for de oplysninger, vi har om dig. Hvis vi ændrer Databeskyttelsesmeddelelsen væsentligt, vil vi tage rimelige og sædvanlige skridt for at kommunikere dette til de registrerede, herunder om konsekvenserne af vores ændringer.

Databeskyttelsesmeddelelsen er opdateret den senest den dato, der fremgår øverst under “gældende fra”.