Københavns kommune: KIT Accelerator

Baggrund og motivation

Som et oplæg på OFFDig – den offentlige digitaliseringskonference – i 2022 præsenterede en virksomhed deres ’specialesamarbejdskoncept’. De fortalte om deres erfaringer med at koble specialestuderende sammen med medarbejdere og reelle cases.

Det gav Koncern IT(KIT) inspirationen til at udforme “KIT Accelerator” - et specialesamarbejdskoncept tilpasset Koncern ITs arbejdsgange og organisation. 

Mikkel Thyboe Jakobsen, der på det tidspunkt var Kontorchef for Den Digitale Arbejdsplads, udpegede to forretningskonsulenter, Sofie og Marie, fra kontoret; Forretningsudvikling til at lede pilotprojektet. Mikkel Thyboe Jakobsen organiserede ”Innovation Days”; to intensive dage, hvor Sofie, Marie og de daværende tekniske graduates arbejdede sammen om at udforme et komplet koncept for dette samarbejde.

Pilotprojektet havde særligt fokus på tekniske profiler med en interesse eller baggrund inden for IT. Projektet blev forankret i Forretningsudvikling, hvilket sikrede tæt involvering fra direktionen i hele forløbet. Mikkel Thyboe Jakobsen har sidenhen overtaget rollen som kontorchef i kontoret for Forretningsudvikling.

Formål

Formålet med KIT Accelerator er tredelt og i prioriteret rækkefølge:

1. At skabe en pipeline af talenter til ansættelser efter studie f.eks. til graduateprogrammet.
2. At styrke KITs employer branding.
3. At opnå innovative løsninger på eksisterende udfordringer.

”Med KIT Accelerator konceptet, ønsker vi at få ny viden ind i vores organisation på områder, hvor vi selv har svært at prioritere dybdegående analyser og innovative løsningsforslag. Vi har mange komplekse og spændende udfordringer, som vi har brug for hjælp til. Derudover ønsker vi at skabe synlighed om Koncern IT som en god, dynamisk og moderne IT-organisation, hvor der kan være et fremtidigt job med mening i.”, Mikkel Thyboe Jakobsen, Kontorchef, KIT.

Dertil vil Koncern IT gerne opnå en glidende overgang for de studerende fra studiemiljøet til arbejdslivet ved at lade de studerende komme godt ind i organisationen, mens de skriver deres speciale. Vi tror på, at det gør overgangen bedre for de studerende, men også giver organisationen adgang til perspektiver og ideer, som vi ellers ikke ville få adgang til.

Rammer og tilgang

 ”KIT Accelerator” blev implementeret primært gennem en netværksbaseret tilgang, hvilket involverede brug af kontakter fra universiteter, forelæsere og sociale mediegrupper som Facebook. LinkedIn blev også aktivt anvendt, både via Koncern ITs officielle profil og gennem medarbejdernes individuelle profiler. Derudover blev der distribueret materiale ved alle job- og uddannelsesmesser fra juni til december 2022. Koncern IT’s hjemmeside fungerede også som en platform for at annoncere konceptet. Selvom der var afsat et beskedent budget til at støtte processen, viste netværkstilgangen sig at være tilstrækkelig.

Gennem en omfattende interviewproces blev to speciale-grupper udvalgt. 

”Vi prioriterede kvalitet over kvantitet, og valgte at fokusere på at gøre det godt og grundigt frem for at påtage os et for stort projekt. Vi modtog i alt over 15 ansøgninger.”, Mikkel Thyboe Jakobsen, Kontorchef, KIT.

De to udvalgte grupper blev tilbudt møder med deres kommende interne vejledere og kontorcheferne i serviceområdet Den Digitale Arbejdsplads. Dette for at sikre et match mellem de studerendes faglige kompetencer og deres specialeprojekter. De gennemgik også et onboardingprogram, og der blev afholdt regelmæssige møder med deres interne vejledere og Forretningsudvikling. Møderne dækkede alt fra check-ins til introduktioner til graduateprogrammer.

Hvad tilbyder KIT

Praktisk om specialesamarbejdet 

• Koncern IT har op til to specialepladser, og der kan både skrives som enkeltperson eller som gruppe.
• Sammen med de øvrige andre specialestuderende, deltager man i et kort onboardingforløb, hvor man introduceres til Koncern IT, til arbejdsområder og emne. 
• Man får tilknyttet en supervisor fra Koncern IT, som gennem forløbet vil mødes til fire sparringsmøder. Supervisoren er også til rådighed for spørgsmål gennem forløbet. 
• Der er mulighed for at få en kontorplads hos Koncern IT gennem forløbet, hvis man ønsker det. 
• Inden samarbejdet afsluttes præsenterer man sine resultater for udvalgte medarbejdere i Koncern IT.

Cases

I tæt samarbejde med kontorchefer og fagkoordinatorer fra Den Digitale Arbejdsplads blev der udviklet 2 cases, som KIT kunne tilbyde:

• Case 1:
  • Optimering af support-kanal, hvor der er mulighed for at arbejde med machine learning og datamodeller for optimeringen af support-kanalen.
• Case 2:
  • Gamification og interaktiv CMDB-viewer, for at hjælpe med at blive bedre til at genbruge medarbejdernes mobile enheder.

Status

Koncern IT har igennem piloten haft to specialegrupper af to studerende hver. Den ene gruppe fra IT Universitetet og den anden fra Aalborg Universitetet.

Ud af de fire har to søgt graduateprogrammet, hvoraf den ene er blevet ansat.

”Indtil videre har vi ansat en ud af de fire specialestuderende. Og efter at have set de studerendes fremlæggelser af deres specialer i dag, så er jeg blevet bekræftet i at vi i den grad er lykkedes med konceptet, som vi nu har en opgave med at skalere i vores organisation. Jeg glæder mig allerede til det næste rul af specialestuderende kommer, der starter til vinter.”, Mikkel Thyboe Jakobsen, Kontorchef, KIT.

Tidslinje

Konceptudvikling

Der er nu udviklet en færdig konceptbog, sådan at andre i organisationen har en plug & play-løsning, hvis de selv vil implementere KIT Accelerator. Konceptbogen indeholder alt fra tidslinjer til mailskabeloner, tjek-lister mv.

Næste skridt

KIT Accelerator skal evalueres til august 2023, hvor beslutningen træffes om opskalering i organisationen, eller om konceptet skal igennem en pilotfase mere i Forretningsudvikling. 

Afslutningen af piloten markeres i juni 2023 med præsentation af specialerne til interesserede KIT medarbejdere.